PRIVACYBELEID VAN HEPATOTRANSPLANT - GENT v.z.w.
Dit privacybeleid is van toepassing op alle persoonsgegevens die Hepatotransplant-Gent v.z.w. (hierna: ‘de vereniging’) verwerkt van haar leden en niet-leden.
Als u lid wordt van de vereniging, deelneemt aan een bijeenkomst of om een andere reden persoonsgegevens aan de vereniging verschaft (bijvoorbeeld om een vraag beantwoord te zien via e-mail of telefoon), geeft u uitdrukkelijk toestemming om uw persoonsgegevens in lijn met dit privacybeleid te verwerken.
1. Vereniging
De verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens is:
Erwin Cosijns
Paellepelstraat 21
9400 Ninove
Ondernemingsnummer: 0478.075.485
De functionaris gegevensbescherming is bereikbaar via erwin.cosijns@telenet.be
2. Welke gegevens verwerken we en met welk doel?
2.1 In het kader van uw lidmaatschap of contacten met de vereniging, worden van u de volgende persoonsgegevens verwerkt (= opgeslagen, bewaard, gebruikt…):
1. voor- en familienaam
2. adresgegevens
3. telefoonnummer
4. e-mailadres
5. rijksregisternummer, geboorteplaats - en datum van bestuurders in het kader van de vzw-wetgeving
6. bankrekeningnummer
7. foto’s
8. gegevens inzake gezondheid zoals lidmaatschap bij een bepaalde patiëntenvereniging.
2.2 De vereniging verwerkt de hierboven genoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
1. uw naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres worden gebruikt voor contact over uw lidmaatschap en de eventuele opzegging daarvan, voor het beantwoorden van uw vragen of oproepen, voor de verstrekking van de door u aangevraagde informatie of het afhandelen van de door u gestelde vragen;
2. uw naam, adresgegevens, telefoonnummer en gegevens inzake de gezondheid worden gebruikt voor het doelgericht bezorgen van uitnodigingen en informatie over de in het kader van het lidmaatschap door de organisatie georganiseerde diensten, activiteiten en enquêtes;
3. uw naam en bankrekeningnummer worden gebruikt om financiële regelingen zoals lidmaatschapsbijdrage, deelnamebetalingen of giften af te handelen;
4. uw naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres worden tot uiterlijk een jaar na afloop van uw lidmaatschap of deelname gebruikt om u te vragen naar uw ervaringen met de vereniging en om u te informeren over de mogelijke verderzetting van de samenwerking.
Opt-out
De vereniging gebruikt uw naam en e-mailadres om u te informeren over activiteiten, diensten en andere interessante informatie waarvan we denken dat ze voor u nuttig of interessant kunnen zijn toe te sturen, tenzij u hebt aangegeven deze e-mails niet te willen ontvangen. Afmelding voor deze mailingen is te allen tijde mogelijk door het versturen van een e-mail naar de functionaris gegevensbescherming, bereikbaar via erwin.cosijns@telenet.be
Telefonisch
De vereniging gebruikt uw naam en telefoonnummer om u telefonisch te informeren over diensten, activiteiten en ondernemingen van de vereniging.
2.3 De vereniging kan de persoonsgegevens anonimiseren en vervolgens gebruiken voor onderzoeksdoeleinden en om haar dienstenaanbod en werkzaamheden te optimaliseren. De gegroepeerde en geanonimiseerde gegevens zijn nooit tot u als individu te herleiden.
3. Bewaartermijnen
De vereniging verwerkt en bewaart persoonsgegevens van leden en ex-leden gedurende de duur van uw lidmaatschap en tot maximaal een jaar na afloop daarvan. Direct na afloop van de hiervoor genoemde bewaartermijn zal de vereniging uw persoonsgegevens vernietigen en/of anonimiseren, tenzij zij op grond van de wet (bijvoorbeeld op grond van de vzw-of de fiscale wetgeving) verplicht is om bepaalde persoonsgegevens langer te bewaren. In dat laatste geval zullen uitsluitend deze specifieke persoonsgegevens gedurende de wettelijke bewaartermijn bewaard blijven.
De vereniging verwerkt en bewaart persoonsgegevens van anderen zoals personeelsleden, ex-personeelsleden,… tot vijf jaar na het laatste contact. Voor deze personen worden er geen bijzondere persoonsgegevens bewaard.
4. Beveiligingsmaatregelen en bewerkers
4.1. Om uw persoonsgegevens te beschermen heeft de vereniging passende technische en organisatorische maatregelen getroffen. Op die manier worden uw persoonsgegevens beveiligd tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging.
4.2. Voor de verwerking van de persoonsgegevens maakt de organisatie soms gebruik van diensten van derden. Zij verwerken de persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van de vereniging. De vereniging heeft met hen een verwerkersovereenkomst afgesloten waarin de verwerker wordt verplicht om alle verplichtingen uit de privacywet, de Europese algemene verordening gegevensbescherming en dit privacy beleid na te leven. Via de functionaris gegevensbescherming kan een lijst worden opgevraagd van onze verwerkers.
5. Inzagerecht, verwijdering, klachten en vragen
5.1. Via erwin.cosijns@telenet.be kan u verzoeken om uw persoonsgegevens in te zien, te ontvangen, te wijzigen of te verwijderen. De vereniging zal uw verzoek steeds meteen in behandeling nemen en u, in ieder geval binnen een maand na ontvangst van het verzoek, informeren over het gevolg dat er aan is gegeven. Als de vereniging uw verzoek niet inwilligt, zal zij u informeren over de redenen daarvoor.
5.2. Als u bezwaar wilt maken tegen de (verdere) verwerking van uw persoonsgegevens zoals bedoeld in artikel 2, dan kan u eveneens contact opnemen met erwin.cosijns@telenet.be. De vereniging zal het bezwaar meteen, in ieder geval binnen een maand, in behandeling nemen en de betreffende persoonsgegevens verwijderen, tenzij zij dat op grond van een wettelijke verplichting niet kan. Indien dat laatste het geval is, zal de vereniging u hiervan op de hoogte brengen.
5.3. Als u klachten heeft over de manier waarop de vereniging uw persoonsgegevens verwerkt of uw verzoeken behandelt, dan kan u contact opnemen met de functionaris gegevensbescherming (erwin.cosijns@telenet.be) Indien dit niet leidt tot een oplossing kan u natuurlijk altijd gebruik maken van uw recht om een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie (commission@privacycommission.be) of een beroep te doen op de bevoegde rechter.
5.4. Eventuele andere vragen of opmerkingen over dit privacy beleid kunnen worden gericht aan onze vereniging via erwin.cosijns@telenet.be
6. Wijzigingen
Dit privacy beleid kan worden gewijzigd. De wijzigingen worden via onze publicaties bekend gemaakt.
Ninove, 31 december 2023
Erwin Cosijns
Voorzitter Hepatotransplant-Gent vzw